Toplantılarımızın Verimliliği Nasıl Artırılır?
15.01.2025 / Yönetim ve Strateji / yorum ekle
Hepimiz her gün pek çok toplantıya katılıyoruz. Sizlerin görüşlerini de çok merak ediyorum ama benim gözlemlediğim toplantıların yarısı genellikle çok verimsiz geçiyor. Bunun gördüğüm kadarıyla beş önemli sebebi var:
1- Gündemsiz toplanmak,
2- Toplantı yönetiminde yetersizlik; gündemden sapma, adil şekilde söz hakkı alamamak, süre aşımları,
3- Aktif dinlememek, sadece kendi söyleyeceklerine odaklanmak,
4- Herkesin kendi tecrübe ve fikirlerini katı şekilde savunması, diğer fikirlere kapalı olmak,
5- Toplantı neticesinde somut kararlar almamak.
Toplantılar, kendimizi gösterme, kanıtlama, ne kadar çok biliyoruz ve ne kadar akıllıyız, bunları gösterme yeri olmamalı. Toplantılar işle alakalı risk ve fırsatların, sorun ve çözümlerin, planların ve alınacak kararların görüşüldüğü mecralardır. Odak "ben ya da biz" değil "iş"tir. Toplantı işi gerçekten ciddiye alınması gereken bir konu.
Orta ölçekli şirketlerde dahi günde ortalama 50-60 toplantı yapıldığını düşünürsek, bu işin etkinliği ve verimliliği başarı ya da başarısızlığı belirliyor. Büyük ölçekli, çok katmanlı yapılarda bu iş tamamen bir başarı faktörüne dönüyor. Sonuç alınabilen, kararlar alınan, verimli ve süresini aşmayan toplantılar ile bir sene içinde çok önemli kazanımlar elde edilebiliyor.
Önerim bu beş risk ekseninde, toplantılarınız için bir prosedür oluşturmanız. Örnek olarak şu aksiyonları düşünebilirsiniz:
1- Toplantı için gündemi tanımlamak ve makul bir süre öncesinden iletmek,
2- Toplantı yönetiminde uygulanacak usulleri ve esasları önceden belirlemek, toplantı yönetimi konusunda eğitim almak,
3- Kişilerin aktif dinleme ve etkili iletişim becerilerini geliştirecekleri eğitimler almaları ve okumalar yapmalarını sağlamak,
4- Kişilerin kendi kişilik tipolojilerini (MBTI, Enneagram) öğrenerek iletişim zafiyetleri hakında bilgi sahibi olmalarını sağlamak, buna yönelik geliştirici faaliyetler planlamak,
5- Her toplantının kararlarları da içeren kısa bir özetini oluşturmak ve toplantı sonrası katılımcılar ile paylaşmak.
Toplantı prosedürünüz şirket değerleri ve kültürü ile uyumlu olmalı. Google veya Apple'da toplantılar 10 dakika ile sınırlıymış diyerek, bunu kendi prosedürü yapan ve bunun sonucunda toplantıları eskisinden verimsiz hale gelen şirketler gördüm. Kendi gerçeklerinize uygun tasarımı yapabilir, prosedür ve iç kontrolleri oluşturabilirsiniz. Farklı şirketlerin değil, kendi şirketinizin kültürüne uygun prosedürler kabullenme ve uygulanma başarısını artırır.
Yorumlar